dinsdag 23 augustus 2016

To the point verduidelijkingsvragen


Artikel 56 lid 3 Richtlijn 2014/24/EU luidt als volgt:

Wanneer de door de ondernemers in te dienen informatie of documentatie onvolledig of onjuist is of lijkt te zijn of wanneer specifieke documenten ontbreken, kunnen de aanbestedende diensten, tenzij het nationale recht dat deze richtlijn uitvoert anders bepaalt; de betrokken ondernemers verzoeken die informatie of documentatie binnen een passende termijn in te dienen, aan te vullen, te verduidelijken of te vervolledigen, mits dergelijke verzoeken worden gedaan met volledige inachtneming van de beginselen van gelijke behandeling en transparantie.

Vergelijk ook artikel 2.55 Aanbestedingswet 2012:

Een aanbestedende dienst kan een ondernemer vragen om zijn inschrijving of verzoek om deelneming nader toe te lichten of aan te vullen, met inachtneming van de artikelen 2.84, 2.85 en 2.102.

En artikel 2.102 leden 1 en 2 Aanbestedingswet 2012:

1.            De aanbestedende dienst verzoekt de inschrijver aan wie hij voornemens is de overheidsopdracht te gunnen de vereiste bewijsstukken met betrekking tot de in de artikelen 2.89 en 2.91 tot en met 2.97 bedoelde gegevens en bescheiden over te leggen.
2.            Bij de toepassing van het eerste lid kan de aanbestedende dienst de desbetreffende inschrijver verzoeken de in het eerste lid bedoelde bewijsstukken aan te vullen of toe te lichten.

Hoewel onderstaand vonnis ook lijkt te ‘ingekleurd’ door de ‘specifieke omstandigheden van het aanbestedingsdocument-geval', zie ik daarin toch een feitelijke bevestiging van mijn idee, dat een ‘afwijzing’, ‘ongeldigverklaring’ e.d. doorgaans maar beter (steeds) vooraf kan/moet worden gegaan door een of meerdere duidelijke, ondubbelzinnige en doeltreffende c.q. to the point verduidelijkingsvragen van/door de aanbestedende dienst.

Rechtbank Noord-Holland 14 juli 2016, ECLI:NL:RBNHO:2016:6570:


4.9.        Naar het oordeel van de voorzieningenrechter heeft de Combinatie met de mededeling “Centraal in deze beleidsevaluatie stond de vraag in hoeverre dit beleid moet worden voortgezet” en “De referentie heeft betrekking op het uitvoeren van een complex beleidsadvies” ook voldoende gesteld dat de referentie ziet op advisering in de aldus opgevatte betekenis van het woord. De omstandigheid dat van die advisering uit het evaluatierapport noch uit de andere bewijsstukken bleek, sluit niet uit dat van zodanige advisering sprake kan zijn, zoals uit de e-mail van de contactpersoon van de Combinatie bij het ministerie van I&M d.d. 8 juni 2016 inmiddels ook is gebleken. De aard van het onderzoek, de omvang van het rapport en de omstandigheid dat er aan de vervaardiging van het eindrapport maar liefst vier besprekingen met de breed samengestelde begeleidingscommissie zijn voorafgegaan hadden de Provincie aanleiding moeten geven om rekening te houden met de mogelijkheid dat de ingezonden stukken niet een volledig beeld gaven van de door de referentieopdracht aangesproken competenties.

4.10.      Gelet op de voor het handelen van de aanbestedende dienst geldende beginselen van zorgvuldigheid en proportionaliteit ontstond voor de Provincie in ieder geval een verplichting om opheldering te zoeken toen zij kennis nam van de mededeling in de brief van de Combinatie van 28 april 2016 dat de beleidsadviezen die AT Osborne had gegeven vanwege de politieke sensitiviteit niet in het schriftelijke rapport waren opgenomen. Dit had eenvoudig gekund door (b.v.) aan AT Osborne te vragen om binnen een week een schriftelijke bevestiging van die stelling door de referent aan te leveren.
[…]
4.13.      De stelling van de Provincie dat het haar niet vrij stond de e-mail van de contactpersoon van de Combinatie bij het ministerie van I&M d.d. 8 juni 2016 in de beoordeling van de aanmelding te betrekken laat onverlet dat het haar wel vrij stond om met een open oog voor de aanzienlijke belangen van de Combinatie haar aanmelding op mogelijke onduidelijkheden te onderzoeken en, waar die aan het licht traden, opheldering te vragen. Als haar dat niet vrij zou staan, zou de regeling in 2.7 van de leidraad ook een dode letter zijn.
Het door de Provincie aangehaalde arrest van het Hof Den Haag van 16 december 2014 (ECLI:NLGHDHA:2014:3951) staat daaraan niet in de weg, aangezien de Provincie zich in dit geval in de leidraad expliciet de bevoegdheid heeft voorbehouden om verduidelijking te verlangen en de cases ook overigens teveel van elkaar verschillen. Zo zou in de door het Hof berechte casus de concurrentiepositie van de andere gegadigde door het alsnog toelaten wel worden geschaad, nu zich daar 8 gegadigden voor 5 plaatsen hadden gemeld.

Het gaat bij aanbestedingen ook (echt) om inhoud, inlevingsvermogen en communicatie. (Ook) Deze casus had niet tot een rechtszaak hoeven leiden.