“Laten we iets aan die papierberg
doen. Is ook niet duurzaam. Waarom de inschrijvingen niet per e-mail ontvangen?”
“Ja, goed idee! Bespaart wellicht
ook tijd. Is dan ook gunstig in verband met de planning. Hoe kleden we een en
ander concreet in?”
“Laten we eens kijken, wat er eventueel
mis zou kunnen gaan. Van daaruit komen we wel met spelregels of een inschrijvingsprotocol
in het aanbestedingsdocument. Iemand suggesties?”
“Welke uiterste tijd voor
indienen inschrijvingen is bepalend? Van de ‘verzender’ of van de ‘ontvanger’?”
“Van de ‘ontvanger’. Wij dus. We
gaan zo nodig uit van een eigen print (-screen).”
“Maakt het te gebruiken ‘e-mail
programma’ wat uit?”
“Weet niet. Maar we zeggen
gewoon, dat wij met ‘Outlook’ werken. Is zo voor iedereen gelijk.”
“Zou ons spam-filter problemen
kunnen geven?”
“Weet niet, maar ik krijg mijn
zakelijke mails altijd, dus wat zou het probleem kunnen zijn?”
“Moeten we ‘We-transfer’, ‘You send
it” o.i.d. voorschrijven of aanbevelen?”
“Niet te veel regels. Laten we
aan de inschrijvers over. Ik heb ook nooit problemen met mijn zakelijke e-mails,
blijkbaar is onze downloadcapaciteit en -snelheid ruim voldoende.”
“Maakt het te gebruiken tekstverwerkingsprogramma
nog wat uit. En/of de soort (van) ‘Pdf’? En of de inschrijver gebruik maakt van
Apple (Mac) of Microsoft?”
“Weet niet, maar zou dat zo
belangrijk zijn om daar spelregels voor op te stellen? Ik krijg mijn zakelijke
e-mails altijd.”
“Niemand meer? Nou, dan zijn we
er wel. Volgens mij niks vergeten, laten we snel aan de slag gaan teneinde snel
een resultaat te boeken en tot gunning over te gaan.”
Rechtbank Oost-Brabant 1 juli 2015, ECLI:NL:RBOBR:2015:3932:
2.9. Na
onderzoek van het ICT-systeem van de Provincie is gebleken dat op 6 maart 2015
een emailbericht (inclusief een bijlage van meer dan 12 MB) is ontvangen van
vorenbedoelde marktpartij en dat dit emailbericht is geweigerd door de
mailserver van de Provincie wegens overschrijding van de mailgrootte. De
daaropvolgende waarschuwingsmail vanuit de mailserver van de Provincie is bij
de markpartij niet ontvangen, omdat het oorspronkelijke emailbericht (inclusief
bijlage van meer dan 12 MB) daarbij was gevoegd als bijlage. De
waarschuwingsmail is daardoor tussen de mailservers van de Provincie en de
marktpartij blijven hangen.
[-]
4.5. De
voorzieningenrechter is voorshands van oordeel dat sprake is van een
uitzonderingsgeval in de zin van het Beschrijvend document op grond waarvan de
Provincie tot het besluit kon en mocht komen de aanbestedingsprocedure in te
trekken. Bovendien acht de voorzieningenrechter het in strijd met de
aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijke behandeling en transparantie
dat inschrijvers gehouden waren hun inschrijving per email bij de Provincie in
te dienen, terwijl de inschrijvers niet te kennen was gegeven dat het
emailadres geen emailberichten groter dan 12 MB kon ontvangen. Dit is een
uitzonderlijke situatie die de inschrijvers niet hadden kunnen voorzien. Indien
gekozen wordt om de procedure digitaal te laten verlopen, ligt het in de lijn
der verwachting dat de ICT-infrastructuur van de Provincie daarop is toegerust.
De inschrijvers hadden erop mogen vertrouwen dat hun inschrijving in goede orde
door de Provincie zou zijn ontvangen en dat rekening zou zijn gehouden met de
grootte van de documenten ten behoeve van de inschrijving. De
inschrijvingsdocumenten in aanbestedingsprocedures zijn immers in de regel
groot van omvang.
Waarom zouden de (bekende) aanbestedingsplatformen een (eigen) elektronische
inschrijvingsmodule (ontwikkeld) hebben?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten