Het komt voor, dat een gemeente wel weet, wat ze als functioneel
(eind-) resultaat wil. En in beginsel (wel) een realistisch (totaal)
uitvoeringsbudget heeft. Maar nog niet weet, ‘hoe en wat (dan) precies’. En ook niet weet, wat de concrete financiële
(bestedings-) mogelijkheden ter zake zijn.
Waarbij een uitvraag op basis van een ‘ontwerp- en
uitvoeringsovereenkomst’ volgens (bijvoorbeeld) de UAV-GC (dan) ook niet voor
de hand ligt. Bijvoorbeeld vanwege het beschikbare uitvoeringsbudget in relatie
tot de mogelijkheid van ‘kostenvergoeding’ en/of ‘termijnsverlenging’. Of omdat
de gemeente geen ervaring heeft om
tijdens de uitvoering te werken met een UAV-GC contract.
En de gemeente (aldus) bereid en in staat is om te gaan samenwerken met
een ondernemer. Daartoe in beginsel ook ‘ontwerp-verantwoordelijkheid’ wenst te
dragen. Alsmede in het voorkomend geval bereid en in staat is (kwaliteits-) ‘concessies’
te doen en/of (financieel) te schuiven met uitvoeringsonderdelen en -‘posten’. In
overleg tussen partijen kunnen alsdan bijvoorbeeld op bepaalde ‘posten’
bezuinigingen of besparingen worden doorgevoerd en kan tussen ‘posten’
geschoven worden teneinde toch een voor beide partijen acceptabel en werkbaar
(financieel en functioneel) resultaat te bereiken.
In de bouwwereld kennen we dan het ‘bouwteam’ als mogelijke contract-
en samenwerkingsvorm.
(Ook) Zo’n contract- en samenwerkingsvorm stelt (natuurlijk) ‘eisen’
aan de gemeente. De gemeente moet in zo’n geval (ook) ‘geschikt’ - denk aan: inhoudelijke
technische en kostenkennis, communicatief vermogen, kunnen samenwerken e.d. -
zijn, om met/in een bouwteam te (kunnen) werken.
Hetzelfde geldt trouwens in gelijke zin voor een aannemer, die daarbij
ook ‘kosten-transparant’ moet kunnen en willen werken.
Maar ‘het’ kan in beginsel wel werken!
De hierboven geschetste ‘problematiek’ komt ook voor in de ICT-wereld.
Zou het ‘ICT-team’ een mogelijke
contract- en samenwerkingsvorm met betrekking tot ‘ICT- (uitvoerings-) projecten’ zijn? En wat is dat dan?
De kenmerken, voordelen en nadelen van
een ICT-team zijn ‘relatief’. Immers afhankelijk van het specifieke geval en (ook)
concreet nader in het vullen in het individuele concrete geval. Desalniettemin
kunnen op hoofdlijnen als de algemene kenmerken van een ICT-team (-overeenkomst)
worden genoemd:
1. In
het ICT-team zijn de gemeente, de ICT-dienstverlener, en eventueel andere
personen/adviseurs vertegenwoordigd. De deelnemers aan het ICT-team zijn in
beginsel gelijkwaardig. De gemeente stelt het ICT-team samen. Zij sluit ook met
iedere deelnemer afzonderlijk contracten.
2. Werken
binnen een ICT-team leidt ertoe, dat de professionele ICT-dienstverlener zijn
deskundigheid op het gebied van ICT-uitvoeringsmethoden, ICT-producten (standaard
en maatwerk) en ICT-kosten kan inbrengen. Het ICT-team zorgt voor betere
afstemming tussen ontwerp en uitvoering, waardoor ook de kans op ‘verrassingen’
tijdens de uitvoering wordt verkleind. Er kan (daarbij) worden gewerkt met een maximum taakstellend budget waarbinnen
het ICT-project moet worden gerealiseerd en opgeleverd (en zo nodig moet worden
onderhouden).
3. Elke
deelnemer in het ICT-team verricht de werkzaamheden die tot zijn taakveld
behoren. Elke deelnemer in een ICT-team is in beginsel verantwoordelijk voor
zijn eigen bijdrage. De verwevenheid van de werkzaamheden kan echter (wel) betekenen,
dat voor de diverse bijdragen een gezamenlijke verantwoordelijkheid ontstaat.
4. Deelname
aan het ICT-team garandeert de ICT-dienstverlener (vooralsnog) niet, dat hij
het ICT-project (de ICT-uitvoeringsopdracht) ook (uiteindelijk / daadwerkelijk)
mag uitvoeren. Wel is hij gerechtigd om als eerste, en vooralsnog als enige,
een (prijs-) aanbieding te doen voor de uitvoering van bijvoorbeeld het in het
ICT-team tot stand gekomen Definitief Ontwerp (DO) dat door de gemeente is
goedgekeurd. Dit gebeurt op basis van een open begroting, waarin de opbouw van
de prijs door middel van de verschillende kostenposten voor de gemeente
zichtbaar wordt. Als de bespreking van de open begroting en het overleg over de
prijs (in redelijkheid) niet tot overeenstemming leiden, is de gemeente in
beginsel vrij om derden ter zake uit te nodigen een (prijs-) aanbieding te
doen.
De gedachte is (aldus), dat vanuit (de) overeenkomsten bezien, wordt uitgegaan
van twee (2) fasen:
Fase 1: Waarin een ‘ICT-teamovereenkomst’
tussen de gemeente en een ICT-dienstverlener wordt aangegaan en uitgevoerd.
Fase 2: Waarin een ‘Uitvoeringsovereenkomst’
tussen de gemeente en een ICT-dienstverlener wordt aangegaan en de
ICT-dienstverlener de realisatie (uitvoering) van de ICT-opdracht tegen betaling door de gemeente
realiseert (uitvoert).
Het ICT-team biedt verder (ook) de mogelijkheid om vóór
gunning van de Uitvoeringsovereenkomst, de mogelijke risico’s van de
ICT-opdracht en de beheersing daarvan met de ICT-dienstverlener te bespreken en
een en ander tussen partijen vast te leggen. Doorgaans moet een en ander
(kunnen) leiden tot een vermindering van aanspraken door de ICT-dienstverlener
op ‘meerwerk’ (en bijbetaling door de gemeente) tijdens de uitvoering van de ICT-opdracht. Door alle relevante
aspecten en risico’s van de uitvoeringsopdracht (en de gevolgen en kosten van
een en ander) voorafgaand aan de uitvoering goed met de ICT-dienstverlener te
bespreken kan verder mogelijk ook bespaard worden op andere uitvoeringskosten
(denk bijvoorbeeld aan ‘toezichtkosten’) van de gemeente.
De ‘selectie’ en ‘gunning’ van een ‘ICT-team-ondernemer’ kan (ook) via
een Europese aanbestedingsprocedure plaatsvinden. De ‘ICT-teamovereenkomst’
(Fase 1) wordt (immers) aanbesteed volgens het ‘aanbestedingsrechtelijke
regime’ van de ‘Uitvoeringsovereenkomst’ (Fase 2). Een en ander op grond van
een taakstellend budget. En gegund volgens criteria die (rechtstreeks) verband
houden met de ICT-teamovereenkomst (Fase 1) en een al dan niet zuiver
economisch voordeel voor de gemeente opleveren.
En voor Fase 2, waarin concreet wordt ‘verworven’ (‘aangekocht’),
geldt, dat een Europese aanbestedingsprocedure ter zake de
‘ICT-teamovereenkomst’ (Fase 1) volgens het ‘aanbestedingsrechtelijke regime’
van de ‘Uitvoeringsovereenkomst’ (Fase 2), het nuttig effect van de Europese
aanbestedingsregels in verband met (‘verwervings-‘) Fase 2 in voldoende mate
zal bewerkstelligen/verzekeren/borgen. Elke ondernemer krijgt namelijk een
eerlijke kans (in daadwerkelijke en onvervalste mededinging) op gunning van ‘de
opdracht’; de ‘ICT-teamovereenkomst’ (Fase 1) die natuurlijk als (bijna gereed)
concept is gevoegd bij de aanbestedingsstukken. Hetgeen (overigens) ook de
feitelijke strekking is van Overweging 49 (inzake het innovatiepartnerschap)
van Richtlijn 2014/24/EU:
[-] Deze specifieke procedure moet aanbestedende
diensten in staat stellen een innovatiepartnerschap op lange termijn aan te
gaan voor de ontwikkeling en vervolgens de aankoop van nieuwe, innovatieve
producten, diensten of werken, zonder dat een afzonderlijke
aanbestedingsprocedure voor de aankoop nodig is, mits deze innovatieve
producten of diensten of innovatieve werken geleverd kunnen worden op een
afgesproken kwaliteits- en kostenniveau. [-]
Het is (aldus) wel zaak om tijdens de uitvoering van Fase 1 (wel)
binnen de (gestelde) ‘kaders’ van de Europese aanbestedingsprocedure te blijven.
Een goede voorbereiding van een en ander kan en zal hiertoe (natuurlijk) bijdragen.
(Deels) Aanverwant:
Geen opmerkingen:
Een reactie posten