Als men in een gemeente op een professionele wijze rechtmatig en
doelmatig wil inkopen èn ‘commitment’ van het bestuur en de (gehele)
ambtelijke organisatie wil, dan laat men onnodig kansen liggen met de
navolgende definitie van inkoop (volgens PIANOo en NEVI):
‘Inkoop is alles waar een externe factuur
tegenover staat’ en/of ‘Inkoop is
alles waar een factuur van derden tegenover staat’.
Hetgeen namelijk (ook) letterlijk niet correct is. ‘Alles’ veronderstelt immers letterlijk verrichte
werkzaamheden van/door een ondernemer. Daar krijgt de gemeente (juist) een
factuur voor, want ‘tegenover’ die
werkzaamheden staat een factuur (“do ut
des”). En die ondernemer doet verder in kwestie ook (juist) niet aan
‘inkoop’.
En voorts feitelijk (ook) veel te vaag is om daadwerkelijk door alle ‘betrokkenen’
begrepen te (kunnen) worden. Met alle gevolgen voor de betreffende organisatie van
een en ander en het verwachtingspatroon daaromtrent van dien.
Het kan wat mij betreft (ook) een stuk concreter en doeltreffender,
want ‘inkoop’ kan ook benaderd worden vanuit de elementen ‘taak’, ‘bevoegdheid’ en ‘verantwoordelijkheid’. En vanuit de
vraag, waartoe ‘het’ dient?
Ik denk dan aan een ‘functie’.
Waarbij voor ‘inkoop’ bij gemeenten ook naar de aanbestedingsregels moet
worden gekeken. Ik denk dan bijvoorbeeld aan de Overwegingen 4 en 5 van
Richtlijn 2014/24/EU:
(4) […] De aanbestedingsregels van de Unie zijn niet
bedoeld om alle vormen van besteding van overheidsgeld te bestrijken, maar
hebben uitsluitend betrekking op die vormen welke gericht zijn op de
verkrijging van werken, leveringen of diensten tegen betaling door middel van
een overheidsopdracht. […]
(5) Er zij op gewezen dat geen enkele bepaling in deze
richtlijn de lidstaten verplicht de dienstverlening waarvoor zij zelf zorg
wensen te dragen of die zij willen organiseren met andere middelen dan
overheidsopdrachten in de zin van deze richtlijn, uit te besteden of te
outsourcen. […]
In welk verband dan gedacht kan worden aan de volgende definitie:
Inkoop is de functie binnen een gemeente die
uit oogpunt van haar taak bevoegd en verantwoordelijk is voor het tegen
betaling verkrijgen van werken, leveringen of diensten van derden (-ondernemers)
ter verwezenlijking van (een) doelstelling (-en) van de gemeente.
Waarbij ‘rechtmatigheid’ voor
een gemeente (vanzelfsprekend) een gegeven
is. En aldus niet (expliciet) gedefinieerd (benoemd) hoeft te worden. En
(de) ‘doelmatigheid’ aldus tot uiting
komt middels ‘ter verwezenlijking van
(een) doelstelling (-en) van de gemeente’. Men geeft immers niet ‘zo maar’ geld uit. Welke concrete
doelstellingen (qua ‘tijd’, ‘geld’, ‘kwaliteit’ e.d.) in het individuele
concrete geval (inkoop-traject) met inachtneming van de algemene (primaire)
doelstelling van de gemeente (de behartiging van het algemeen belang) worden
vastgesteld.
Men bedenkt daarbij, dat het in
wezen gaat om het adequaat voorbereiden,
aangaan en uitvoeren van overeenkomsten (‘overheidsopdrachten’). Zulke
overeenkomsten zijn meerzijdige rechtshandelingen (‘aanbod’ en ‘aanvaarding’,
art. 6: 217 lid 1 BW) waarbij betrokken partijen (een) verbintenis (-sen)
aangaan. De verbintenissen die partijen op zich nemen, moeten bepaalbaar zijn
(art. 6: 227 BW). En daarmee is bij ‘inkoop’
(ook) de ‘inhoud’ van (wezenlijk)
belang. En dus niet slechts de ‘procedure’.
En de ‘functie’ kan bij een gemeente ook feitelijk niet ontkend worden.
Die is er ‘gewoon’. Een gemeente kan/doet immers niet alles zelf.
Uit voornoemde definitie (‘bevoegd
en verantwoordelijk’) volgt, dat ‘inkoop’
bij gemeenten in ieder geval een samenspel is tussen de gemeenteraad (begroting,
beleid en kaders) en het College van B&W (art. 160 lid 1 sub a, b, c en e Gemeentewet).
En daarmee is ‘inkoop’ hoe dan ook
een bestuursaangelegenheid. Daar doet
het concrete ‘uitvoeringsapparaat’ (bijvoorbeeld
de ambtelijke organisatie) van de gemeente niets aan af. Een door het College
van B&W afgegeven ‘volmacht’ houdt bijvoorbeeld in, dat (toch) ‘in naam van’ wordt gehandeld (art. 3: 60
lid 1 BW).
Mijn definitie van ‘inkoop’ gaat
aldus uit van het in de praktijk gewenste ‘commitment’
van het bestuur. Althans, ‘commitment’
kan (zo) feitelijk niet ontkend worden. Een ‘belang’ bij ‘inkoop’ overigens (zo) ook niet. Uit een ‘belang’ zou ook een
‘aandacht voor’ (moeten) volgen.
De ‘taak’ van de ‘functie’ moet (wel) concreet worden uitgevoerd. En dat
betekent, dat ‘inkoop’ feitelijk ook
een uitvoeringsaangelegenheid door
het ‘uitvoeringsapparaat’ van de gemeente
is.
In de uitvoering moeten diverse (feitelijke en rechts-) handelingen worden
verricht. Men kan dan bijvoorbeeld denken aan diverse handelingen binnen de
(eventuele) processtappen ‘voortraject-nazorg’
zoals beschreven in het schema op pag. 8 van de Gids Proportionaliteit (januari
2013). In welk schema overigens beter (bovenaan) in plaats van ‘inkoopfunctie’, ‘(het) inkoop (-proces) omvat onder andere:’ zou moeten staan en ‘interne klant’ en ‘leverancier’ feitelijk niet relevant zijn en (ook) verkeerde
verwachtingen wekken.
Feitelijke handelingen en rechtshandelingen worden praktisch verricht
door (toedoen van) natuurlijke personen (‘mensen’).
Binnen een gemeente is het ondenkbaar, dat één natuurlijk persoon alle in
verband met ‘inkoop’ benodigde/vereiste
uitvoeringshandelingen zou kunnen en mogen verrichten. Al is het alleen maar zo,
omdat ‘ter verwezenlijking van (een)
doelstelling (-en) van de gemeente’ ook de factuur van een gecontracteerde ondernemer
tijdig betaald moet worden. En de aangewezen ‘inrichting van de financiële organisatie’ (artikelen 212 en 213
Gemeentewet) zal bijvoorbeeld verhinderen, dat ter zake slechts één natuurlijk
persoon betrokken is of kan zijn.
Maar bijvoorbeeld ook de diverse (beleids-) doelstellingen van een
gemeente en de - mede daaruit voortvloeiende - diverse (soorten) overheidsopdrachten
en de inhoudelijke en procedurele expertise en handelingen die voor een en
ander nodig zijn, betekenen dat ‘inkoop’
als uitvoeringsaangelegenheid
feitelijk een samenspel en samenwerking tussen diverse functies en functionarissen
binnen de gemeente veronderstelt en vereist, teneinde in beginsel alle
(denkbare) inkoop-dossiers adequaat te (kunnen) bestrijken en gemeentelijke doelstellingen
daadwerkelijk waar te (kunnen) maken.
Hetgeen dus feitelijk (ook) betekent, dat diverse natuurlijke personen
binnen de (gehele) gemeentelijke uitvoeringsorganisatie (ook) ‘inkoop-functionaris’ (al dan niet op ad hoc basis) zijn. Een aantal daarvan is
(ook) ‘inkoper’.
Mijn definitie van ‘inkoop’
gaat aldus uit van het in de praktijk gewenste ‘commitment’ van de (gehele) ambtelijke organisatie. Althans, ‘commitment’ kan (zo) feitelijk niet
ontkend worden. Een ‘belang’ bij ‘inkoop’
overigens (zo) ook niet. Uit een ‘belang’ zou ook een ‘aandacht voor’ (moeten)
volgen.
Gelet op een en ander kan (het werkwoord) inkopen (vervolgens) gedefinieerd worden als:
Uitvoerend
handelen ter zake ‘inkoop’.
Hetgeen overigens ook ‘de praktijk’ (van alle dag) is.
En dat handelen gebeurt dus (zie hierboven) door ‘inkoop-functionarissen’ van de gemeente. In welk verband professioneel inkopen bijvoorbeeld niet
slechts is ‘voorbehouden’ aan de ‘inkoper’.
En wellicht, terzijde, (dus) ook interessant: http://keesvandewater.blogspot.nl/2015/10/overheidsopdrachten-vanuit-gemeentelijk.html
Als het betreffende handelen effectief en efficiënt plaatsvindt, dan
kan (ook) van doelmatig inkopen
worden gesproken.
‘Aanbesteden’ is feitelijk een
op concurrentiestelling gerichte manier (van handelen) om door middel van een aanbestedingsprocedure
tot een overeenkomst met een ondernemer ter verkrijging van werken, leveringen
of diensten tegen betaling te (kunnen) komen. En dus feitelijk (ook) uitvoerend handelen ter zake ‘inkoop’. En
gebeurt dus ook door (een) ‘inkoop-functionaris
(-sen)’ van de gemeente. Bij diverse aanbestedingsprocedures zijn (echter) in
multidisciplinair verband meerdere samenwerkende (ad hoc) ‘inkoop-functionarissen’
van de gemeente betrokken. In welk (team-) verband overigens (ook slechts) de
in de praktijk niet zelden aangenomen / veronderstelde ‘procedurele rol’ van de ‘inkoper’
kan worden gemotiveerd en begrepen.
‘Aanbesteden’ is niet per se
gelijk aan doelmatig inkopen. Zie
bijvoorbeeld: (http://keesvandewater.blogspot.nl/2013/07/concurrentiestelling-aanbesteden-altijd.html)
En (alles) ‘aanbesteden’ zal
ook niet altijd c.q. in alle gevallen gemeentelijke doelstellingen
daadwerkelijk waar (kunnen) maken. Zie bijvoorbeeld: (http://keesvandewater.blogspot.nl/2016/01/participatiesamenleving-lokale.html)
EZ wil in verband met de professionalisering van aanbestedende diensten
‘beter aanbesteden’ èn ‘meer aandacht bij bestuurders voor aanbesteden’.
Zie de Nota naar aanleiding van het verslag, Tweede Kamer, vergaderjaar
2015-2016, 34 329, nr. 6, pag. 33. En de kamerbrief van 8 juli 2015 met kenmerk
DGETM-MC / 15064881.
In verband met de concrete ‘doelgroep’ van, alsmede de concrete ‘initiatieven’
en ‘ondersteuning’ ter zake ‘beter
aanbesteden’ ontkomt (ook) EZ er niet aan, om (eerst) over te gaan tot een
adequate definiëring van relevante begrippen voor de (diverse) aanbestedende
diensten, alvorens bijvoorbeeld, zie de kamerbrief, (de positionering van) een
‘afdeling inkoop’ in overweging te (kunnen) nemen.
Voor wat betreft gemeenten, een voorzet bij deze.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten